برای برخی از وکلا، زمان پیگیری آنقدر خسته کننده و طاقت فرسا است که شرکت های حقوقی خود را به سمت مشاغلی که در آن صورتحساب ساعتی لازم نیست، ، می کنند، مانند کار در خانه در یک شرکت. حتی جدای از ،الت، ردیابی زمان اغلب ناقص و نادرست است، در ثبت تمام ساعات صورتحساب با ش،ت مواجه میشود و منجر به نشت زم، میشود که میتواند منجر به زیان درآمد قابل توجهی برای شرکت شود.
دو سال پیش، شرکت مدیریت وکالت پایگاه مرکزی هنگامی که ویژگی خودکار ضبط زمان (ATC) خود را برای تلفن های همراه راه اندازی کرد، به دنبال حل این مشکل بود. این ویژگی بهمحض اینکه وکیلی با استفاده از برنامه موبایل Centerbase شروع به ارسال پیامک یا تماس میکند و زمان ضبط آن را در داشبورد ثبت میکند، بهطور خودکار یک تایمر را شروع و متوقف میکند.
بعداً، Centerbase این ویژگی را گسترش داد تا وظایف و قرارهای تقویم را شامل شود تا اطمینان حاصل شود که زمان صرف شده برای آن فعالیتها با دقت و بدون زحمت ضبط میشود.
در ماه جولای، Centerbase اعطا شد حق ثبت اختراع در فناوری ATC.
اکنون، Centerbase در حال گسترش ATC برای ردیابی خودکار زمان در ابزارهایی است که ا،ر وکلا هر روز از آن استفاده می کنند، Microsoft Word و Microsoft Outlook، به طوری که زمان صرف شده برای ایمیل ها و ویرایش اسناد به طور خودکار ضبط و ثبت می شود.
این ویژگی جدید برای همه مشتری، که بسته اشتراک پریمیوم این شرکت را دارند، در دسترس است، که این شرکت میگوید 90 درصد از کل مشتریانش است.
افزونه های Word و Outlook
در اینجا نحوه عملکرد یکپارچه سازی جدید آمده است:
- ردیابی زمان ایمیل به محض اینکه یک وکیل شروع به تهیه پیش نویس ایمیل در Outlook می کند، افزونه ATC به طور خودکار زمان صرف شده برای آن کار را ردیابی می کند. این شامل زمان صرف شده برای تهیه پیش نویس، بررسی و ارسال ایمیل می شود. این عملکرد می تواند به ویژه به دلیل توانایی آن در ثبت آن افزایش های کوچک زمان – اغلب فقط چند دقیقه – ارزشمند باشد که وکلا ممکن است در غیر این صورت هنگام ثبت دستی ساعات کاری خود نادیده بگیرند.
- ویرایش اسناد در Word. به طور مشابه، افزونه Word زمان صرف شده برای بررسی و ویرایش اسناد را ردیابی می کند. این کار در پسزمینه انجام میشود، بنابراین وکلا میتوانند بدون نگر، در مورد ساعت، روی کار خود تمرکز کنند. اگر یک وکیل کار روی یک سند را متوقف کند، سیستم عدم فعالیت را تشخیص میدهد و از کاربر میخواهد تأیید کند که آیا هنوز کار میکند یا خیر. در صورت عدم تایید، زمان بر اساس آ،ین دقیقه فعال ثبت می شود و دقت بدون وقفه را تضمین می کند.
به ،وان یک افزونه برای Word و Outlook، این ویژگی روی کلاینتهای Windows و Mac و آنلاین کار میکند.
و از آنجایی که سیستم Centerbase با مایکروسافت شیرپوینت ادغام می شود، اسناد مدیریت شده از طریق شیرپوینت در ردیابی گنجانده شده است. زمان صرف شده روی اسناد ذخیره شده در شیرپوینت به طور خودکار ردیابی می شود و تاریخچه نسخه حفظ می شود.
از متن به سند تا ایمیل
در جریان تظاهرات اخیر، کریس زینکمدیر فروش فنی، من را در سناریویی راهنمایی کرد که در آن مشتری به وکیل پیامک میفرستد و درخواست تغییر در ملاقات را میدهد. وکیل متن را در برنامه تلفن همراه دریافت می کند، جایی که وکیل پاسخ می دهد و یک پیام کوتاه معمولی ارسال می کند.
با کار در Centerbase، وکیل به شیرپوینت می رود، سند را باز می کند و تغییرات را ایجاد می کند. هنگامی که وکیل روی سند کلیک می کند، افزونه شروع به ردیابی کار می کند، بدون اینکه وکیل مجبور باشد کاری برای شروع آن انجام دهد.
وقتی سند آماده شد، وکیل به Outlook می رود تا پیش نویس را برای مشتری ارسال کند. در اینجا دوباره، افزونه در Outlook به طور خودکار زمان صرف شده برای ایمیل را ردیابی می کند.
تمام این فعالیتها، از مبا، متن اولیه گرفته تا ویرایش سند تا تهیه پیشنویس ایمیل، بهطور خودکار ردیابی میشوند.
این افزونه فقط فعالیت در پنجره فعال را ردیابی می کند. اگر یک دوره عدم فعالیت در پنجره فعال وجود داشته باشد، ظاهر می شود و می پرسد که آیا وکیل هنوز کار می کند یا خیر. در صورت عدم پاسخگویی وکیل، زمان را تا آ،ین لحظه فعالیت ثبت می کند.
ATC فعالیت را به ،وان رویدادهای قابل پرداخت ثبت می کند که وکیل می تواند بعداً آنها را بررسی کند.
ATC همه این فعالیت ها را نه به ،وان یک ورود رسمی زمان، بلکه به ،وان “رویدادهای قابل پرداخت” ثبت می کند. این رویدادها در داشبورد وکیل به ،وان یادآوری به وکیل برای بازسازی روز نشان داده می شود. وکیل می تواند به راحتی از بین این رویدادها مواردی را برای ثبت به ،وان زمان قابل پرداخت انتخاب کند.
توضیح داد: “ما نمی خواهیم برگه زم، ،ی را مسدود کنیم.” رابرت جوینر، معاون ارشد توسعه ،ب و کار. کاری که ما میخواهیم انجام دهیم این است که واقعاً آنها را قادر میسازیم تا روز خود را بدون نوشتن آن روی یک تکه کاغذ دوباره بسازند تا بتوانند به اینجا بیایند و انتخاب کنند.»
جلوگیری از نشت درآمد
برای شرکت های حقوقی، پیامدهای مالی ردیابی خودکار زمان می تواند قابل توجه باشد. بر اساس دادههای به اشتراک گذاشته شده توسط Centerbase، شرکتهای حقوقی که از ویژگی ATC تلفن همراه استفاده میکنند، هر ماه حداقل شش ساعت اضافی قابل پرداخت به ازای هر وقت نگهدار افزایش یافته است.
برای شرکتی با 50 وقت نگهدار، این به م،ای تقریباً 1.26 میلیون دلار درآمد اضافی در سال است، با فرض متوسط نرخ صورتحساب 350 دلار در ساعت. برای شرکت هایی با 80 زمان نگهدار، افزایش درآمد بالقوه بیش از 2 میلیون دلار در سال است.
و از آنجایی که این پیشرفتهای جدید در Microsoft 365 کار میکنند، نه تنها زمان بیشتری را میگیرند، بلکه این کار را بدون نیاز به وکلا برای تغییر گردش کار یا انجام کارهای اضافی انجام میدهند. در عوض، زم، که آنها از قبل برای کار مشتری صرف میکنند بهطور خودکار ضبط و ثبت میشود.
برای شرکت های حقوقی که به دنبال افزایش درآمد خود هستند، یک استراتژی رایج افزایش نرخ های قابل پرداخت است. اما با زمانسنجی خودکار، آنها میتوانند درآمد خود را بدون افزایش نرخها افزایش دهند، تنها با ثبت زم، که وکلای خود در حال حاضر کار میکنند.
جوینر گفت: «این یک فناوری بسیار هیجان انگیز است، زیرا، یکی، شما مجبور نیستید کار دیگری انجام دهید، و دوم، آنها می توانند تقریباً بلافاصله به بازگشت سرمایه خود در فناوری پی ببرند، زیرا آنها این را می بینند. زمان افزایشی که وارد سیستم می شود.
در طول نمایش، من در مورد برنامههای بالقوه برای ادغام هوش مصنوعی مولد برای افزایش بیشتر زمانسنجی پرسیدم. جوینر در حالی که آماده اعلام چیزی نیست، گفت که این شرکت در حال بررسی استفاده از هوش مصنوعی برای کمک به ثبت خودکار توضیحات زمان و اطمینان از یکنواختی ورودیهای زم، است.
Centerbase اولین ،ی نیست که ضبط زمان خودکار را معرفی می کند. در میان شرکتهایی که تغییراتی در این ویژگی ارائه میدهند، شرکتهای مدیریت عمل هستند Smokeball و MyCaseو همچنین چندین شرکت که زمانسنجی خودکار مستقل را ارائه میدهند، از جمله لورل، Hercules.AI، Sage Timeslips، و WiseTime.
با این حال، با ادغام این ویژگی مستقیماً در آفیس مایکروسافت و بنابراین در محیطی که ا،ر وکلا روز خود را در آن سپری میکنند، ممکن است Centerbase برخی از وکلای شادتر و ،وج کمتر از شرکتهای حقوقی را به سمت حقوقی شرکتها ایجاد کند.
منبع: https://www.lawnext.com/2024/09/law-practice-management-platform-centerbase-now-automatically-captures-time-spent-working-in-microsoft-word-and-outlook.html